1. Inför effektiv insamling av vilka fel som begås.
2. Undersök varför felen inträffar och se till att de inte inträffar igen!
Är det verkligen så enkelt?
Redan på 1960-talet lanserade amerikanen Edwards Deming sina förutsättningar för att skapa kvalitet. Det var kvalitetscirkeln PDCA – Plan, Do, Check, Act – som sedan dess är grundbulten i all kvalitetssäkring.
– Han sa vidare att man måste skapa ett klimat för långsiktiga beslut som i sin tur leder till kvalitet. Detta beskrev han med nedanstående punkter, mer aktuella än någonsin, säger Bo Ericsson vd för Sveriges Fordonsverkstäders Förening (SFVF):
- Övergå till det nya kvalitetstänkandet – byt synsätt
- Sluta försöka kontrollera in kvalitet
- Minska antalet leverantörer och värdera dem inte enbart efter pris
- Förbättra ständigt varje process
- Ge alla möjlighet att utvecklas i sitt arbete
- Betona ledarskap
- Riv ner barriärer mellan avdelningar
- Sluta med slogans. Vidta åtgärder istället!
- Avskaffa ackord
- Ta bort hinder för yrkesstolthet
- Uppmuntra till utbildning och vidareutveckling
- Vidta åtgärder för att få igång förbättringsprocessen
– Grundläggande är att alla som utför ett arbete måste få förutsättningar för och vilja att göra rätt. Det var dessa punkter som vände Japans bilindustri från katastrof till succé under 1980-talet, säger Bo Ericsson.
Problemen i bilbranschen är inte brist på kunskap, fel verktyg, fel instruktioner eller fel kontrollsystem.
– Det är en kultur- och ledarfråga, säger Bo.
Det gäller att tjäna pengar genom att gena på ett sådant sätt att det tillsynes inte har någon betydelse och att kunden inte märker eller förstår. Man kan jämföra med överbokning på flyg och hotell. Där det är billigare att ta lite kritik och kostnader för att lugna kunden än att i första hand utgå från att göra bra jobb. Detta gäller för övrigt även säkerhet i datasystem på banken där man hellre betalar förlusterna än inför säkra system.
– Jag vill inte påstå att alla gör medvetet fel men så länge som företag och organisationer tycker sig tjäna på det bestående så kommer bristerna att finnas kvar, säger Bosse.
Förslag för att komma tillrätta med problemet:
- Inför kvalitetsledning i företagen som innebär att man förebygger fel istället för att kontrollera hur många fel man gör!
- Ändra inställningen hos alla, från att undvika upptäckt till viljan att göra rätt!
- Inför Eurogarant (den enda internationella skadestandarden inom EU)
Hur kan ett ledningssystem vara utformat idag så att bilverkstaden ständigt förbättras?
Några bärande idéer i Sverige är jämställdhet, lika värde och att alla gör sitt bästa.
Avgångseleverna från MTG har undervisats om detta från första klass.
– Min tro är att ett bra utfört arbete bara kan uppnås med förtroende och engagemang. Den som utför arbetet måste vilja göra rätt, säger Bosse med eftertryck.
Ett ledningssystem bör vara enkelt och minimalt dokumenterat.
Numera finns dataprogram som styr arbetet – arbetsordersystem, beställnings- och inköpssystem, planeringssystem, åtgärdshanteringssystem, reparationsanvisningar, checklistor utbildningsprogram från producenter och leverantörer, skötsel- och bruksanvisningar med mera. Dessa styr arbetet från början till slut. Det krävs därför inte ytterligare beskrivningar om hur arbetet skall utföras.
Denna uppfattning stöds även av de nya utgåvorna av ISO 9001, 14001 och ISO 18001 där krav på dokumenterade rutiner nästan helt tagits bort och insamling och utvärdering av förbättrings-möjligheter samt riskanalyser stärkts.
Ledningssystemets dokumentation kan därför begränsas till att bestå av:
- Affärsidé – vad är företagets verksamhet och vem är kunden.
- Policy – beskrivning av vad som är viktigt för företagets framgång och vad detta innebär för de som arbetar i verksamheten. (kvalité, miljö, arbetsmiljö, ekonomi).
- Mål – mått på hur bra man vill bli på det som är viktigt.
- Organisationsplan – beskrivning av rapporteringsvägar och vem som utför olika arbetsuppgifter.
- Befattningsbeskrivningar – vad innebär arbetsuppgiften till innehåll, ansvar och befogenhet.
- Förbättringsarbete – insamling och bearbetning av förbättringsmöjligheter och riskanalyser.
- Kommunikation – hur samverkan sker, med vem och hur beslut kommuniceras och följs upp.
- Introduktionsplan – utbildning av nyanställda om företaget, arbetet och gällande regler.
- Lagar och bestämmelser – tillgång till lagar och bestämmelser samt hur dessa påverkar företaget och vem som ansvarar för efterföljd.
- Kemiska produkter – val av samt förteckning över använda produkter.
- Kompetens – verksamheter som inte är anslutna till producent beskriver vad som krävs och hur personal får tillräcklig kompetens.
- Personalhandbok – arbetstider, klädkod, semester, lönesystem, ledighet för privata aktiviteter och sjukdom, användning av företagets utrustning (mobil, dator, mail med mera), tjänsteresor, privata arbeten i företagets lokaler och så vidare.
– Detta kompletteras i inledningsskedet med genomgång och avstämning av verksamheten mot uppställda krav. Resultatet blir en åtgärdslista och en tidplan för denna där revision sker enligt kravförteckningen, säger Bo Ericsson avslutningsvis.